MAKALAH TATA ADMINISTRASI SEKOLAH

PERAN SUMBERDAYA MANUSIA DALAM

TATA ADMINISTRASI SEKOLAH

Makalah untuk memenuhi Portofolio Pelatihan Jardiknas 2007

Oleh :

Laily Istiqomah, S.Hum, S.Pd

Email: listiqomah@yahoo.com

Blog : laily-myblog.blogspot.com

SDN BLIMBING 5

Jl. Borobudur X / 32 Kec. Blimbing, Kota Malang

Telp: (0341) 482488,

Blog : sdnblimbing5malang.blogspot.com,

Email : sdnblimbing5@gmail.com

Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Ilahi Rabbi, penulis dapat menyusun makalah Tata Administrasi Sekolah. Patut kita ketahui bahwasanya manusia merupakan investasi yang besar dan signifikan di dalam education area. Peningkatan mutu sumberdaya manusia secara global dalam pendidikan nasional selama ini sangatlah penting dan membutuhkan progress yang signifikan.Sumberdaya manusia merupakan sebuah power di dalam mendukung kelancaran pendidikan nasional. Adapun permasalahan yang dihadapi pada saat ini adalah sumberdaya manusia. Rendahnya mutu dan kualitas sumberdaya manusia yang berkecimpung di dalam tata administrasi sekolah merupakan permasalahan.

Dalam menaggulangi permasalahan tersebut, dibutuhkan sebuah kegiatan yang terlaksana secara continue serta berkesinambungan guna meningkatkan sumberdaya manusia yang berkualitas dan berkompeten di dalam tata administrasi sekolah. Seperti halnya kita ketahui bahwa tata administrasi sekolah merupakan sebuah perangkat pendukung yang sangat urgen di dalam sebuah instansi pendidikan, dalam hal ini sekolah.

Berkenaan dengan hal itu semua, peran dari personil dalam hal ini sumberdaya manusia di dalam memperlancar tata administrasi sekolah sangatlah penting. Di samping itu, dibutuhkan suatu keahlian juga ketrampilan di dalam menangani urusan tata administrasi sekolah tersebut.Oleh karena itu sangat diperlukan tenaga tata administrasi yang terampil, handal, serta faham akan job diskripsinya.

i

DAFTAR ISI

Kata Pengantar i

Daftar Isi ii

1. Bab I . Latar Belakang 1
2. Bab II. Pembagian Administrasi Sekolah 2
3. Bab III. Peran dan Kinerja Tenaga Tata Administrasi Sekolah 5

ii

BAB I

1. Latar Belakang

Sekolah merupakan instansi pendidikan yang berintregitas antara komponen yang satu dengan yang lain. Salah satu komponen pendukung yang penting dalam instansi pendidikan, dalam hal ini sekolah adalah tenaga administrasi. Peran dari tenaga administrasi sekolah sangatlah penting dalam mendukung kesuksesan dan kelancaran tata administrasi sekolah.Di dalam menangani tata adminsitrasi sekolah dibutuhkan suatu keahlian dan kemampuan yang cukup dalam bidang administrasi. Oleh karena itu sumberdaya manusia dalam hal ini tenaga administrasi menjadi komponen yang penting dalam suatu sekolah.

Berkenaan dengan hal itu semua, peran dari tenaga dalam hal ini sumberdaya manusia di dalam memperlancar tata administrasi sekolah sangatlah penting, serta tidak bisa dipisahkan antara komponen yang satu dengan yang lain. Di samping itu, dibutuhkan suatu keahlian juga ketrampilan di dalam menangani urusan tata administrasi sekolah tersebut.Maka dari itu itu sangat diperlukan tenaga tata administrasi yang terampil, handal, serta faham akan job diskripsinya.

Masih kurang dan rendahnya kompetensi yang dimiliki tenaga tata administrasi sekolah menjadi sebuah fenomena yang perlu dituntaskan dengan segera. Karena peran dari tenaga tata adminstrasi di dalam sebuah sekolah diibaratkan sebagai sebuah nyawa yang bergantung pada bentuk fisiknya.Untuk itu penulis akan mengkaji tentang “Peran Sumberdaya Manusia Dalam Tata Administrasi Sekolah “ untuk karya tulisnya.

1

BAB II
Pembagian Administrasi Sekolah

Pentingnya administrasi dalam sebuah instansi menjadikan bagian yang penting dalam roda tata administrasi sekolah. Administrasi itu sendiri merupakan sebuah upaya menjadikan kegiatan dan kerjasama anggota organisasi serta komponen – komponen lainnya menjadi efektif dan efisien. Tanpa disadari manusia selalu dikaitkan dan dibingungkan dengan prosedur masalah administrasi, karena tata administrasi itu sendiri berhubungan dengan sebuah “purpose”, cara – cara individu bekerja, serta pemanfaatan sumber – sumber yang ada secara efektif dan efisien.

Dengan eksisnya sebuah tata administrasi yang tertib dan teratur serta kuat menjadikan daya kerja dalam sebuah instansi lebih efektif dan efisien. Adapun untuk menguatkan hal tersebut tata administrasi dalam sebuah sekolah diklasifikasikan sebagai berikut ;

1. Administrasi Kesiswaan

Adapun job dari tenaga adminsitrasi kesiswaan meliputi;

• Mengisi buku induk siswa
• Mengisi nilai raport pada buku induk siswa
• Mencatat kondisi siswa, berkenaan dengan presensi siswa
• Pengisian buku klapper
• Pelayanan administrasi kesiswaan
• Mencatat dan membukukan mutasi siswa

2. Administrasi Kurikulum

Menyusun sebuah kurikulum sebagai pedoman proses kegiatan belajar dan mengajar dalam sebuah instansi guna mensukseskan dan memperlancar kegiatan yang eksis di instansi tersebut.

3. Administrasi Kepegawaian

Adapun job dari tenaga administrasi kepegawaian meliputi ;

• Membuat buku induk pegawai
• Mempersiapkan usul kenaikan pangkat pegawai negeri, prajabatan, Karpeg, cuti pegawai, dan lain – lain.
• Membuat inventarisasi semua file kepegawaian, baik kepala sekolah, guru, maupun tenaga tata administrasi.

2

• Membuat laporan rutin kepegawaian harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.
• Membuat laporan data sekolah dan pegawai.
• Mencatat tenaga pendidik yang akan mengikuti penataran.
• Mempersipkan surat keputusan Kepala Sekolah tentang proses KBM, surat tugas, surat kuasa, dan lain – lain.

4. Administrasi Keuangan

Adapun job dari tenaga administrasi keuangan meliputi;

• Membuat file keuangan sesuai dengan dana pembangunan.
• Membuat laporan data usulan pembayaran gaji, rapel ke Pemerintah Kota.
• Membuat pembukuan penerimaan dan penggunaan dana pembangunan.
• Membuat laporan dana pembangunan pada akhir tahun anggaran.
• Membuat laporan Rancangan Anggaran Pendapatan Bantuan Sekolah ( RAPBS ).
• Membuat laporan tribulan dana Bantuan Operasional Sekolah ( BOS ).
• Menyetorkan pajak PPN dan PPh.
• Membagikan gaji atau rapel.
• Menyimpan dan membuat arsip peraturan keuangan sekolah.

5. Administrasi Perlengkapan/Inventerisasi

Job dari tenaga administrasi yang berkecimpung dalam inventarisasi meliputi ;

• Mengklasifikasikan setiap item yang akan diinventasisasi.
• Mengisi golongan inventaris.
• Mengisi golongan non inventaris.
• Memberikan kode ataupun nomor pada barang inventaris.
• Memberikan kode ataupun nomor pada barang non inventaris.
• Mencatatkan dan mengisi barang inventaris apa saja pada buku induk inventaris.

3

• Mencatat penerimaan barang inventaris dan non inventaris.
• Membuat daftar penggunaan barang inventaris.
• Mencatat daftar penggunaan barang inventaris.

• Membuat rencana penambahan barang inventaris.
• Membuat laporan setiap tribulan atau tahunan.

6. Administrasi Kearsipan

Adapun job dari tenaga administrasi kearsipan meliputi ;

· Mencatat surat masuk dan keluar.

· Membuat surat – surat kedinasan.

· Menyampaikan surat dinas kepada yang instansi terkait.

· Memelihara dan meyimpan arsip surat – surat.

4

BAB III

Peran dan Kinerja Tenaga Tata Administrasi Sekolah

Peran dan kinerja tenaga tata administrasi sekolah mempunyai nilai berharga dalam menunjang tugas – tugas di sebuah instansi. Sayangnya, sekarang ini mutu dan kinerja tenaga tata administrasi sekolah masih rendah, fenomena ini hanyalah didasarkan pada pengamatan penulis dari berbagai sample kasus yang terdapat di sekitar lingkungan penulis.

Selain itu banyaknya tenaga tata administrasi yang merangkap melakukan tugas selain tugas tata administrasi itu sendiri. Hal tersebut yang menyebabkan suatu tatanan administrasi di dalam sebuah instansi tidak bisa berjalan secara maksimal. Fenomena ini banyak terjadi di sekitar lingkungan penulis sendiri, karena penulis juga mengalami hal tersebut. Di tambah lagi sebagian besar instansi di tingkat dasar atau sekolah dasar tidak memiliki tenaga tata administrasi yang cakap dan mampu di bidangnya. Boleh dikatakan masih amburadul dan tidak tertib.Padahal kita juga menyadari bahwa peran dari tenaga tata administrasi sangat dibutuhkan dalam sebuah instansi, apalagi menjemput era Informasi dan Tekhnologi seperti sekarang ini. Setiap sumberdaya manusia yang bergerak di berbagai instansi saat ini dituntut untuk “melek” mata menyongsong keberadaan Informasi dan Tekhnologi yang bergulir secara cepat saat ini.

Sumberdaya manusia merupakan individu yang penting, terutama dalam sebuah instansi pendidikan. Akan tetapi di dalam mendukung semua tugas yang berjalan di dalam instansi dibutuhkan tenaga tata adminsitrasi yang mempunyai disiplin, loyalitas, dan tanggung jawab terhadap tugas – tugas mereka.

Untuk itu, di dalam mewujudkan dan memperlancar tugas – tugas di dalam instansi pendidikan diharapkan antara komponen satu dengan yang lain harus bersinergi, bekerjasama dan juga bertanggungjawab.

Keberadaan tenaga tata administrasi di dalam sebuah instansi pendidikan ke depannya harus benar – benar dipertimbangkan,

5

baik dalam hal mutu, kualitas, kemampuan, kecakapan, keahlian,

dan tanggungjawab di dalam mengemban tugas – tugas kedinasan. Dan, hal itu semua selayaknya diimbangi dengan pendapatan yang diperoleh oleh tenaga tata administrasi itu sendiri di dalam meningkatkan etos kerja mereka. Janganlah hanya menjadi slogan belaka, ironis jadinya!

Dengan eksisnya tenaga tata administrasi yang diharapkan berperan secara professional, diharapkan juga setiap komponen yang terdapat di instansi pendidikan mampu mengoptimalkan kinerja mereka masing – masing.Peran ganda dan rangkap seharusnya diakhiri, untuk mencapai hasil yang maksimal. Karena dengan adanya job description yang jelas profesionalitas dapat tercapai di instansi pendidikan tersebut, selain itu juga dapat meningkatkan mutu manajemen sekolah itu sendiri.Oleh karena itu, selain memiliki kemampuan, kecakapan, keahlian yang memadai, diharapkan tenaga tata administrasi juga harus mempunayi visi dan komitmen di dalam memajukan sebuah instansi pendidikan khususnya, dunia pendidikan pada umumnya.

6